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1个钉钉搭建传统行业轻量化“无纸办公系统”

发布日期:2023-07-31 16:39:12   浏览量 :2057
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华能江西清洁能源有限责任公司于2013年7月18日在江西南昌挂牌成立,主要负责风电、光伏发电、储能电站的投资建设及运营管理。已在九江、吉安、抚州、上饶、南昌等地先后投运了十余座电站;总投资362亿元的南昌县新能源大基地首批7个集中式光伏已于2022年底全面开工建设,截至2023年3月,公司投产装机容量127万千瓦。

数字化时代,传统行业也在不断探索转型之路,为打造现代化清洁能源企业,华能江西清洁能源公司不断加大在信息化、数字化建设上的投入强度,最终依托钉钉构建了更高效的工作方式。

华能江西清洁能源公司一直致力于打造现代化的清洁能源企业,为此不断加大在信息化、数字化建设方面的投入力度。考虑到公司场站分布和办公实际需求,我们开发了基于钉钉办公系统架构的“无纸化办公室系统”,该系统显著提升了办公效率和降低了业务审批时间,同时有效地降低了办公成本。该系统具有快速迭代更新、功能扩展和兼容嵌入等优点,能够很好地满足公司业务发展和时间管理的需求。鉴于其优秀的应用体验,我们希望能够与钉钉建立合作关系,不断完善升级“无纸化办公系统”。

——华能江西清洁能源公司总经理

😭痛点

📋解决方案

💡效果

公司会议效率低,会议安排繁琐,异地员工参会耗时长,增加了差旅费的开支

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视频会议

钉钉专业版的视频会议,让异地员工也能轻松参会,实现了高效、高质量、有沉淀的线上会议,节约了差旅费的开支

标准版工作台界面相对繁杂,员工没法快速找到所需应用,企业资讯缺乏线上通知渠道

钉钉专业版

钉钉专业版自定义工作台简洁直观降低人员的使用和学习成本,应用一键查找,企业新闻高效触达

多地办公考勤统计的流程较长且数据统计不准确

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考勤

钉钉多种考勤打卡方式解决了人员地点分散、排班考勤,数据同步不及时的问题,考勤统计更准确高效了。

用车情况无法留痕,用车单据易丢失,派车还车处理不及时,给车辆管理员带来了很大的困扰;工作事项通知不方便,数据无法留痕

钉钉专业版

在钉钉上定制开发了用车管理、任务管理、出差管理、培训管理等应用,提高了车辆、任务、出差、培训、接待等事项的管理效率

(左右滑动查看)

|  会议安排更清晰,部门协同更高效便捷

以前会议安排需要提前通知会议管理员进行确认,再由会议管理员安排并通知与会人员,会前安排、通知效率低。此外,涉及场站的会议,往往只能由场站负责人作为代表参会,不仅产生了会议内容传达不清晰的情况,而且参会路途遥远、耗时耗力,增加了差旅费的开支。当周例会任务下发任务数量多时,任务无法一一落实到对应的责任人员,存在任务响应不及时、任务跟进情况不透明、会议缺乏沉淀记录的情况。公司希望借助钉钉解决会前流程冗长、异地员工参与会议耗时费力、会后任务难落实等问题。

现在使用会议管理员钉钉专业版的视频会议和会议管理能力满足了以上的诉求。会议管理可查询会议室占用情况、公示会议日程安排、写明会议类型、做好会议统计、自动生成会议纪要且能及时通知参会人。钉钉专业版的视频会议能够长时间保持会议畅通,会管会控模式针对参会人员进行管理,有效维持会议秩序,实现了高效、高质量、有沉淀的线上会议。

|  自定义工作台,打造公司专属工作台界面

在数字化升级之前,公司一直使用钉钉标准版的工作台,无法体现公司文化,而且工作台界面相对繁杂,很多常用应用位置不明显,导致员工没法快速找到所需应用,公司内部重大事件与公告内容缺乏适宜的线上展示渠道。

依托钉钉专业版自定义工作台,公司搭建了个性化的专属工作台界面,打造了公司专属的组织文化。现在的工作台简洁直观,降低了员工使用门槛和学习成本,常用模块布局合理,应用一键查找,企业新闻高效触达,在满足使用需求的同时,展现了公司的内部企业文化。

|  考勤打卡灵活设置,考勤数据高效汇总

公司员工分布在江西省各个地区,工作地点分散,工作时间各不相同,使用传统方式考勤数据同步不及时、人员考勤难管理、可操作空间大,考勤统计的流程较长且数据统计不准确。

人力资源部利用钉钉提供的多种考勤打卡方式,成功解决了人员地点分散、排班考勤和数据同步不及时等问题,并且通过钉钉专业版考勤专家模式统计人员的出勤情况,实现高效准确的考勤统计。考勤数据自动汇总,并且可以随时导出月度和年度的考勤数据。

|  “搭”应用,满足个性化的业务场景需求,提升协同效率

过去,车辆使用人员需要通过电话或当面与车管员沟通车辆的使用情况,这就导致了数据无法留痕,派车还车单据提交不及时,用车单据容易丢失,使得车辆管理员无法及时有效地管理派车流程。同时,手工统计车辆使用情况也费时费力,易错漏。这也导致了一些不必要的麻烦和误解,比如车辆被派错了地方,或者还车地点不符合规定,这些都需要车辆管理员反复核对和沟通才能解决。

在部门工作协同方面,临时的工作任务通常通过口头或电话的方式同步给责任部门,导致不同部门之间的工作进度无法及时同步,同时也无法统一回收工作任务查询情况,难以实现数据留痕和反馈结果的透明性。

钉钉定制开发可以帮助企业快速搭建适应业务需求的各种应用,包括用车管理、任务管理、出差管理、培训管理、接待管理、任务管理、文印管理和工作联系等,从而提升各部门之间的协同效率。

1. 用车管理员:钉钉提供的用车管理解决方案,帮助公司分布在江西省各个地区的四十辆车得到有效管理。通过用车管理应用,员工可以清晰地了解车辆使用情况,随时随地提交用车单据,并实时查询数据。管理员可以高效地管理派车流程,并自动且有序地生成车辆运行台账和合理安排车辆和司机的出行,从而大大减轻工作人员的负担。

2. 任务管理:钉钉任务管理支持移动端和PC端双向分配任务,并实时传达给相关人员,以明确任务分工。员工可以针对自身子任务进行任务汇报,并可以将任务相关文档作为附件上传。数据可以保存并能够及时查看,管理人员可以实时掌控任务进度,并查看任务逾期天数。

3. 部门工作协同:钉钉促进了不同部门之间的沟通和协作,避免因内网通知不畅造成的信息滞后和责任不明。同时也能有效地存档工作内容,即便有需要修改的工作也能在手机上操作。

钉钉已经成为了公司日常工作不可或缺的一部分,涉及会议管理、用车管理、接待管理、培训管理、任务管理、汇报管理、文印管理、考勤管理等多个板块,依托钉打造的数字化工作系统提高了审批效率和部门协同效率,同时节省了纸张打印成本,缩短了审批时间。钉钉还实现了3A办公,让人员摆脱时间和空间的束缚,提高了工作效率,加强了远程协作能力。

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