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从大运会到亚运会,钉钉缘何成为“大协同”标配?

发布日期:2023-09-27 13:38:27   浏览量 :207
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走进杭州亚运会奥体中心指挥总部,迎面是一个超大综合智慧大屏,各个办赛场馆的运行情况都直接呈现在了眼前。这里就是亚运会 MOC 赛事指挥中心,而这块大屏还接入了亚运钉的视频会议功能。


当某个场馆出现紧急情况,需要指挥部决策和指导时,工作人员可以通过亚运钉一键发起音视频会议,用摄像头将现场情况实时分享给指挥总部。而技术人员想了解场馆现场情况,也可以一键连线各个场馆。


通过亚运钉和 MOC 赛事综合指挥大屏,指挥人员和技术人员不用到现场,就能及时了解场馆内的各种情况,快速解决问题,这极大地提高了亚组委的办赛效率。“一部手机,掌上办赛,在杭州亚运会成为了现实。”杭州亚组委广播电视和信息技术部副部长张鸽说。

一般,像奥运会、亚运会这样的国际重大赛事,筹办年份是 7 年,这是国际惯例,也从侧面说明了筹办这类赛事的不易。

筹办这类超大型活动,有很多难点、痛点。比如,组织人员架构复杂,导致人难找、事难办、信息难同步;管理、审批的项目多,要在不同的系统里不断跳转,效率低,还容易出现混乱。

此次杭州亚运会筹办,就涉及了 52 个业务领域,各种信息系统多达上百套,可以说是史上信息化程度最高的亚运会。


但是,由于这些系统来自于不同的供应商,运行环境、技术标准、账户体系等不尽相同。而且,有些系统还缺乏相应的移动化的平台,导致使用效率难以达到最高水平。


因此,2019 年,杭州亚组委开始与钉钉共同打造一体化智能办赛平台——亚运钉,以期能实现各个阶段、跨地区、跨部门、跨层级的赛事筹办和指挥协同。这也是全球首个大型体育赛事一体化智能办赛平台。



距今,亚运钉已经平稳运行了 3 年。8 月 29 日,亚运重保誓师暨亚运钉安全运行三周年大会上,张鸽介绍说,目前已集成了 293 个应用,实现了 10 万办赛人员的大协同。

实际上,用钉钉实现组织在线、沟通在线、业务在线的大协同,把人、项目、流程串联在一起,正在成为大型赛事组委会的共同选择。不久前刚刚落幕的成都大运会上,就已经在用钉钉进行志愿者培训、车辆调度等。数据显示,成都大运会期间,超过 6000 人在钉钉上进行沟通与协同。

而此次杭州亚运会办赛,不论是从规模上,还是功能上,都更加进化,为未来办赛树立了数字化、智能化标杆。

组织在线大协同

人好找了,事也好办了

45 个国家和地区,1.2 万余名运动员报名,40 个竞赛大项,1 个主办城市,5 个协办城市,56 个竞赛场馆,1 个亚运村和 5 个亚运分村……

单从这些数据上,就足以看出,本届杭州亚运会的规模之大,筹办工作之复杂。十分考验组织者的调度、统筹、协调能力。

“涉及到国家、地方、高校、场馆、企业等众多单位,人员种类多样、来源广泛。如何加强各类人员的协同工作,实现横向到边、纵向到底的高效沟通,这是我们面临的一个难题。”张鸽说。

根据公开资料,亚组委设置了一办十九部的组织架构,包括亚组委办公室以及竞赛部、宣传部、外联部等。不久前落幕的成都大运会,筹备工作委员会也下设了 11 个工作组。别的不说,就是这些工作部、工作组之间的工作部署,项目审批,就是一项复杂的工作。

以“找人”来说,以往的大型活动中,每个工作组都会先下发一个纸质通讯录,需要联系某个人时,就先在通讯录上找到对方的手机号,然后打电话或者加微信进行工作对接。

亚组委筹办之初,也是这样对接工作的。但是,随着越来越多的人员加入到筹办工作中,这个过程就变得越来越麻烦。如果还以传统的方式,这本通讯录可能比《新华字典》还要厚。而且,通讯录的更新永远是滞后的,对方还可能还会漏接电话、漏看微信。

亚运钉的上线,改变了杭州亚运组委会的工作方式,也让他们有足够的底气来应对、满足团队快速的变化和增长。

依托于钉钉强大的通讯录功能,所有与杭州亚运会筹备工作相关的人,只要加入亚运钉,就会自动进入组委会的通讯录,不论是谁都可以快速、准确地找到人。

筹办一项大型赛事,除了“人”的统筹,更离不开“事”的高效运转。

像亚运会这样的大型赛事,除了场馆建设、赛事管理、运动员管理,还会涉及企业赞助、志愿者管理、票务、信息发布等各种事宜。以往,为了应对这些工作,要么线下开展申请审批,要么得单独开发一些系统或者网站。但是,线下审批时间长,开发单独的系统则要耗费巨大的人力、物力。

以赞助审批为例,此次杭州亚运会有 150 多家赞助企业,涉及数以万计的市场活动审批。在传统线下模式下,层层传递、签字盖章,一个项目最少需要 5 天的时间。

但是,亚运钉开放的基座,统一了第三方应用接入标准,可以把各类异构系统接入到亚运钉,实现了入口统一、账户统一,大大提高了使用效率。

利用宜搭低代码能力,亚组委在短时间内就能上线审批应用服务,实现线上提交、审批、反馈一步到位。现在,一个项目的审批只需要两个工作日。

据透露,目前,亚运钉已经接入涵盖行政审批服务、会议服务、培训服务、赞助商服务、气象服务、医疗防疫服务等各领域的 293 个应用服务,应用的活跃用户数已经超过了 3 万。而且,随着赛事的临近,亚运钉的活跃用户越来越高,7 月单月消息峰值更达到了 280 万条,目前工作群已经有 12000 多个。预计到正式开赛之前,整个的用户数会超过 10 万。

而成都大运会执委会的相关工作人员也表示,大运会期间,利用钉钉的审批流程,极大的提升了人员假勤、事务处理等工作的效率。

像亚运会、大运会这样的大型赛事,事务性工作、日常管理审批事项庞杂。一个像钉钉这样的成熟的系统应用,通过组织在线,可以帮助组织快速找人、快速审批,极大地提升了上传下达的效率,保障了赛事筹备工作的开展。

沟通在线

跨语言、跨时空的大协同

作为一次全球性的赛事,杭州亚运会参赛国家和地区多达 45 个,涉及多语言的协作,解决跨国沟通是亚组委工作人员的一个日常工作。

以往,与国外友人沟通,需要通过电话、邮件、甚至 WhatsApp 等各种沟通工具,不但时间上会延迟,而且容易出现混乱。而且,在沟通中,不同语言也是一个沟通障碍。

2008 年北京奥运会期间,为了服务好来自全球各地的朋友,组委会招募了 1000 多名语言志愿者,并开通了一个由语言志愿者 24 小时轮流值守的多语言服务电话服务中心。2022 年北京冬奥会,这个多语言服务中心仍在继续参与服务,当场馆内的人们需要翻译帮助时,就可以打这个电话。

亚运会将语言服务进一步便捷化、移动化。针对与外国友人的各种沟通需要,亚运钉上线了音视频连线翻译热线团队的功能,可以支持日语、阿拉伯语、德语、哈萨克语等 20 多种外语。用户在亚运钉上就可以呼叫转移到翻译热线,及时解决跨国沟通等问题。此外,用户也可以直接使用视频会议沟通,利用里面的字幕/翻译功能可以实现实时的转写和翻译,保证跨语言沟通畅通无阻。同时,钉钉 IM 沟通也支持 14 种常用语言的互译,可以一键翻译消息。

亚运钉不仅解决了跨语言沟通的难题,而且通过视频会议、直播等工具,帮助组内成员突破时间、场地的限制,实现跨时空沟通。

以大型赛事都要用到的工作人员、志愿者培训为例,传统的工作方式下,这些培训需要把组织者、讲师和志愿者聚集到统一的场所。但是,经常会有人因为各种原因不能达到现场,效果并不理想。

而成都大运会执委会,则利用钉钉视频会议解决了这个难题,在线上组织了多场志愿者的接待礼仪、竞赛知识、应急救护知识等培训。杭州亚运村运行团队志愿者服务主管黄官飞也表示,截至目前他们已经举行了上百场志愿者培训,其中许多课程都是利用亚运钉线上线下同步开展的。

及时、有效、顺畅的沟通交流,是确保赛事筹备工作的顺利进行的重要因素。钉钉的沟通在线功能,突破了语言、地区、时间限制,极大地提高了办赛人员的工作效率。

业务在线

数字系统进业务,事半功倍

随着赛事的临近,杭州亚组委的工作重点正在由项目审批,人事的沟通,转移到了对赛事的管理、服务上来。

赛事筹备前期,项目的审批,流程的沟通,人事的安排和培训都可以通过亚运钉,在线上完成。但是,赛程开始后,场馆设备运行情况,志愿者服务,相关人员的交通食宿,都是发生在线下的,而且随时都可能出现意外情况。

此次办赛,涉及不同的场馆多达 87 个。传统的办赛模式下,各个场馆内都需要配备大量的技术人员、志愿者,并且准备多种预案,以备不时之需。

但是,有了亚运钉和我们开篇所述的 MOC 赛事综合指挥大屏,可以让亚组委的人在指挥中心,就能实时的掌握有场所的运行情况,从而做到运筹帷幄之中,决胜千里之外。

赛事启动后,志愿者的服务,包括接待、管理、安保等,直接决定着运动员和观众对赛事的体验,也是赛事最重要的支撑。

王洪(化名)曾在某大型国际赛事做过志愿者、驻地辅导员,他说每晚都要写完“日记”才能睡觉。日记的内容是第二天要关注的各种工作:会场的安排,要调试的设备,线上的会议号,志愿者的食宿、通勤安排。白天,他不但要在各种工作群里传达这些安排,还要时刻关注各种变化,比如训练提前结束,就需要紧急沟通加派车辆事宜。

为了协调各种工作,王洪加了大大小小几十个微信群,手机里不时就传出“叮叮”的声音,一不留神就可能错过重要的信息,压力很大,怕出错。

与其他大型赛的志愿者相比,杭州亚运会的志愿者们就要轻松很多,因为亚运钉上线了亚运村千人排班系统。

“在亚运钉钉上采用智能排班系统,可以为每个人制定个性化班次日程,保障了整个亚运村的有序运转。”亚运村运行团队人事培训主管张昕怡说。

亚运村包含 1300 多名工作人员和志愿者,由于亚运村需要全天保持运转,所以同一个部门里也会有几套上班/值班时间,每个人各不相同,还会涉及临时调整。排好班后,在亚运钉上发布,就可以确保每个人都收到排班表,也方便每个人查看各自的上班时间。

此外,针对赛事中可能出现的各种资源调度需求,办赛人员还可以利用宜搭低代码快速开发,随时上线相关的应用。

比如,成都大运会期间,对城市交通保障工作提出了很高的要求。仅靠对讲机进行交通调度指挥,无法保障大会期间的精准运力投放。办赛人员就通过低代码开发了一套交通保障的移动协作系统,将赛事指挥中心与司机、志愿者等工作人员有效串联。有了这个移动协作平台,成都大运会的赛事指挥中心能够精准下达调度指令,司机、志愿者等工作人员随时接受任务并反馈、实现。

正如成都大运会执委会有关工作人员所说的那样,钉钉强大的业务在线能力,很好地协助各类事项的上传下达,把人、项目、流程串联在一起,保证了各个部门各司其职,工作进展实时更新。

智能提效

专属小模型沉淀亚运记忆

亚运会筹办了 7 年,组委会需要时刻收集、汇总新的信息。

筹备早期,组委会面向浙江省的 87 个场馆团队,要收集人员计划、物资计划等信息,以便进行审核、统筹。结果大家提交的渠道五花八门,而且文件的格式样式也各不相同。需要耗费大量的人工去汇总。

“在之前,每汇总一次就要掉一层皮,质量也得不到保证。”张鸽感叹说。而且,亚运会有一套特有的运行机制和话语体系,作为筹办人员,亚组委要掌握的知识术语高达 4000 多个。团队里的成员一直在变化,每次新来一批同事,就要组织一次培训,也十分耗费精力。

亚运钉上线之后,有效地解决了这些问题。亚组委给每一个场馆团队创建了专题库,规范了各种模板。以往需要数十人花几个月的时间加班加点才能做完的工作,现在在线协同就能轻松搞定。

亚运钉上已经沉淀上万等数字资产,光是专题库,就可以帮助新加入的工作人员快速熟悉亚运筹办工作。

而且,在亚运钉上,组委会还将亚运会的相关知识、工作成果都喂给了钉钉 AI 问答机器人,形成“亚运数字资产库”。

值得解释一下,钉钉 AI 问答机器人,是基于阿里云通义大模型开发出来的,可以用私有数据定制专属的 AI 对话机器人,简直是公司培训、客服答疑、社群运营等场景的利器。

有了 AI 问答机器人,志愿者或后加入的协作者,在亚运钉知识库里,可以一键唤起魔法棒“/”,然后向 AI 进行提问。

比如,你可以问:志愿者要做哪些工作、某项赛事的规则是什么等等。机器人会根据学习的知识库内容,针对问题生成智能回复。当用户想找一份资料信息时,也可以通过关键词提问找到。

这样一来,后加入的志愿者、其他协作者,可以快速了解事项进展和背景知识,参与工作。此外,基于钉钉魔法棒“/”,还可以帮助用户提炼摘要、制作图片、撰写公文和宣传稿,堪称个人工作的好助手。

亚运会即将开办,但是组委会已经在琢磨赛事组织完成之后,资产沉淀的事宜了。比如非常多精彩的片段,志愿者相关的信息等。为此,钉钉工作人员开始着手上线赛后资产沉淀的数据库 —— 亚运记忆。

从赛事筹办,到赛后的资产,这些知识和经验沉淀,不仅能为本次亚运会筹办提供支撑,也为今后其他赛事提供了参考案例和方法论,具有宝贵的借鉴价值。

《商业与生活》点评:

大协同的风向标

“基于亚运钉这样的一个非常丰富的场景,其他的一些赛事上组委会已经开始跟我们在沟通。我相信它(亚运钉)可能成为行业的一个风向标。”钉钉副总裁、亚运钉项目负责人李智勇说。

实际上,不只是赛事的举办,今天,大到经济运行,小到组织运转,乃至我们每一个个体的生活、工作、学习,协同办公,已经成为了人们必须具备的能力。

协同,可以大大提高组织和个人的效率,减少沟通的时间成本,提高团队的创造性和创新能力。然而,组织协同,也需要可靠的、智能的支持工具和技术。就像杭州亚运会一样,需要一个像钉钉这样的平台,帮助组委会把组织数字化、业务数字化,通过智能化的方式,提高组织的效率。

从目前来看,钉钉也是最合适的选择。而且,基于钉钉底座和开放生态的集成自动化平台,可以通过联合生态伙伴,一起提供丰富的产品矩阵,帮助企业解决各种业务难题。

实际上,钉钉也是阿里内部的主要协同工具。

据了解,此前,阿里参战 双11 的技术人员,为了保证工作沟通顺畅,会同时在钉钉和旺旺拉群,两者互为备份。但是,从 2019 年开始,他们就全部转向了钉钉,因为钉钉已经实现了异地多活的高可用性和高稳定性。

现在,双11 作战时,所有故障的监控预警、故障应急协同、应急快反全都依靠钉钉。而且大部分的故障,依靠钉钉的协同系统自动化处理,从发现到处理甚至能做到秒级。

从杭州亚运,到成都大运会,再到每一年的天猫 双11,每一个活动都是需要上万人,甚至十万人同时在线协作,才能顺利完成。他们都在使用钉钉,这也是大型组织对钉钉协同能力的认可,也为未来的大型活动的举办,树立了数字化、智能化标杆。

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