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拥抱数字化,赋能"海洋之花"持续高质量发展

发布日期:2023-06-25 15:01:31   浏览量 :584
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随着钉钉移动办公的深入普及,明月海藻集团解决了园区复杂考勤和不同组织间沟通滞阻的问题,实现了员工全生命周期管理和高效协同,并实时展现集团动态,持续推动企业高效发展。

青岛明月海藻集团有限公司始建于1968年,是一家以大型褐藻为原料提取海藻生物制品的高新技术企业,公司秉承“利用海洋资源 造福人类健康”的使命,坚持“经略海洋从一棵海藻做起,一棵海藻做成一个大健康产业”的发展主线,专注海藻活性物质的深度开发和应用。荣获国家制造业单项冠军示范企业、国家科技进步二等奖、中国工业大奖提名奖等称号。

| 2000余员工管理的高效解决方案

明月海藻集团有三个园区,园区总面积达到1600亩,园区内员工2000余名,日常的考勤管理需要大量的工作。

软件+硬件,解决复杂情况下考勤统计的问题

各园区人行道闸和车牌识别是单机考勤系统,系统需要专人维护。员工考勤是通过员工道闸IC卡打卡记录统计考勤数据,IC卡易复制且易丢失,而且存在大量的代打、忘记打卡的情况。而且作为生产型企业存在三班倒的情况,普通的考勤系统无法灵活设置考勤规则,自动实现考勤管理。

现在,园区考勤采用“软件+硬件”的解决方案,软件采用钉钉考勤专业版,实现2000余名员工的分组考勤、线上排班、报表统计,硬件上对闸机进行升级改造,通过钉钉魔点智能考勤设备、车辆考勤设备实现智能考勤、门禁出入等的智能化管理。现在,员工刷脸通过闸机,亲身感受科技、智能带来的便利,无需再从口袋里掏出卡,也不会再有忘记带卡或者丢卡而进不去厂区的担忧。

| 高效解决不同组织间的沟通滞阻

明月海藻集团有20余个子公司,组织规模较大,集团与分公司、分公司与分公司、公司与部门、部门与员工之间各自存在不同的沟通障碍,如何促进有效沟通,提高集团工作效率,是现阶段急需解决的问题。

1、打通公司上下,用动态审批为流程加速

◼ 国际和国内的业务都是由集团总公司分配给子公司,再逐级由子公司分配到部门和个人。供应商分配和客户分配也都是通过邮件发送或者口头分配,生产业务数据无法共享,销售数据也有一定的滞后性,销售领导也无法第一时间跟进项目和订单。

◼ 一些子公司合并到集团后,之前搭建的一些住宿申请、工作餐申请、参观申请等流程和现有流程会造成冲突,员工在使用的时候感到非常混乱。

◼ 每个生产工单的审批流程也比较复杂,统计显示流程节点比较复杂的表单经超过100个。经过一段时间之后,每个生产环节可能有变动,但在系统上无法更新调整;另外,一些生产工单的审批并行的时候,也不能同步处理,这样下来会导致审批的进度非常慢,影响整个生产进程以及销售进度。

在启用钉钉专业版OA审批以后,明月海藻通过动态审批,针对住宿申请、权限申请、工作餐申请、餐馆申请、礼品领用、IT报修等设计了统一的流程表单,在审批节点通过审批条件设计审批流程,让所有的员工都可以使用同一个审批完成相关的操作。

其他应用包含客户资料表、订单表、报价单、优惠价申请表、客户交接表等功能,销售人员在手机端打开钉钉工作台就可以提交了,利用OCR技术、抄送、并行审批,可以快速的将提交的信息可以直接同步到明月海藻的本地数据库中并通知相关的领导,既简化了操作的步骤,又提高了整体的效率。

2、高效协同,用钉钉统一信息流

在钉钉项目开展之前,明月海藻的销售项目管理、内部协调都是通过邮件和聊天软件进行的,工作沟通的效率低、项目经验无法积累,也不利于项目文档的保存。

通过钉钉专业版部署再加上宜搭的深度开发,明月海藻实现了纸质办公到数字化办公的转变,将集团内部与信息化、培训、研发相关的项目管理都转为线上管理,为明月海藻提供了一个统一的协同方法和工具。

明月海藻将钉钉与集团原有管理系统进行对接,打通了两个系统之间的组织架构,并着重引导客户使用钉钉中的项目功能, 结合钉钉组织架构成功获取在职人员信息,人脸录入实时上传,实现明月海藻内部人员在两个系统中的一一对应关系,从而实现钉钉链接公司所有信息流的统一。

3、应用自主搭建,实现个性化需求

之前,因为办公系统崩溃、网络故障等问题,员工无法及时联系到负责人,继而影响到员工工作效率,并给项目进展带来了很大的困扰。

现在,明月海藻通过自定义工作台功能,在工作台增加了“联系管理员”模块,管理员时刻在线,通过软件系统、硬件网络、业务办理三大咨询窗口,员工有任何相关问题都可以一键找到对应的解决关键人。

每当有设备出现故障的时候,再也不用去通讯录里找维修人员打电话询问,员工可以通过自定义工作台“联系管理员”模块一键分配问题关键人,解决问题的同时,更给员工带来非常高效的数字化办公体验。

| 实时数据分析,用数据展示集团动态

明月海藻集团每年度都需要对企业人力、财务、薪酬、和业务等数据进行统计和分析,由每个部门、子公司负责梳理和设计自己的数据报表,统一提报。但由于不同部门、子公司采取不用的数据报表处理方式和呈现方式,有的采用EXCLE表格,有的通过网页端的报表工具,导致提报给管理层的数据往往过于复杂,无法进行整合和处理,员工还需要花费大量的时间二次优化,最终提交给领导的实时数据也就变成了过时数据。

通过钉钉专业版智能报表,明月海藻对集团内的考勤、流程审批、人事、财务、业务、培训以及员工行为都可以进行深层次的实时在线分析,将各部门、子公司的数据做打通和统一呈现:

◼ 通过人事一体化数据报表,整个集团人员动态一目了然,包含了在职人员数量统计、工龄分布、入转调离实时数据、薪酬月度数据等;

◼ 通过员工的考勤数据,展示员工迟到早退、请假以及加班的情况,实时体现员工的工作状态;

◼ 另外,通过对员工业务、集团审批、待办处理等数据的分析,还可以给集团在筛选核心员工上提供强有力的数据支撑。

通过一系列的数据统计和分析,明月海藻集团可以及时发现公司内部运转的问题,找到解决问题的方法,并为管理层做出合理的决策,提供更全面的事实依据。

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