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全球首个!钉钉为杭州亚运打造一体化数字办赛平台

发布日期:2023-08-31 17:02:10   浏览量 :237
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第 19 届亚运会将于 2023 年 9 月 23 日在杭州开幕,这将是有史以来规模最大的一次亚运会。杭州亚组委联合钉钉团队,构建了全球首个大型赛事一体化数字办赛平台——亚运钉,助力大型赛事有序高效筹备和协同。

 

品牌故事

谈及一场体育赛事,我们往往只会关注有多少国家、多少运动员参赛。但其实,如此大规模赛事的背后,是我们看不到的办赛工作人员,在维护着每一个大大小小的岗位环节。

他们的工作量和复杂度,远超我们想象。比如,办赛需要涉及到赛事培训、交通组织、赛场监控等各项业务领域,以及人员管理的相关工作。此次杭州亚运会筹办工作人员,含政府工作人员、赞助商、志愿者等多种角色,预计总人数达数十万人。

 

如何让各个环节、各项工作高效协同地运转?这是杭州亚组委亟需解决的问题。

2019 年开始,杭州亚组委联合钉钉团队,共同探索“智能亚运”“智能办赛”的解决方案,构建了全球首个大型体育赛事一体化数字办赛平台“亚运钉”。“亚运钉”是在智能办赛领域的标志性成果。

 

“亚运钉”集成了在线沟通、人员管理、赛事培训、礼宾管理、交通组织、医疗急救、赛场监管等服务功能,并接入了赛事综合指挥平台和各专项指挥平台,实现亚运各个阶段跨地区、跨部门、跨层级的赛事筹办和指挥协同。

作为杭州亚运会筹办工作的移动协同办公平台,亚运钉承载了亚组委各领域业务的工作,既是亚运会筹办工作的管理与技术创新,也是钉钉在体育赛事行业的首次深度应用。

相信亚运钉的许多尝试,对于将来举办各类“大型赛事”,都有着值得借鉴的参考价值。

下面,本文将从钉钉是如何帮助亚组委实现在线扁平化协同、如何沉淀庞大的数字资产、如何通过低代码让百变业务需求快速满足,以及如何实现跨平台系统集成等四个方面具体展开,帮助大家全面认识亚运钉对杭州亚运会工作方式的转变和工作效率的提升。

 

亚运钉实现在线扁平化协同,

让跨组织跨国界沟通无压力  

此次杭州亚运会的筹办,涉及到国家、地方、高校、场馆、企业等众多单位,人员种类多样、来源广泛。

总体来说,杭州亚运会办赛规模预计在数十万人左右,涉及众多组织。这些身份不同、背景不同、来源不同的办赛人员,所习惯的工作方式也不同。

这许多的“不同”加大了亚组委的人员管理难度。

特别是在筹办初期,没有亚运钉只能通过纸质通讯录找人的时候,各筹办人员之间的相互联系比较困难:要先找到对方的手机号码,再通过电话或添加微信好友进行工作对接。但通讯录的更新永远是滞后于人员加入速度的,这极大地影响了沟通执行的效率。

 

用什么样的管理方式,才能将这些如此不同的人员拧成一股绳、形成一股力,一起把亚运会办好呢?

 

钉钉是一个拥有强大通讯和及时沟通功能的生态,亚运钉上线后根据实际情况搭建,形成了以组委会、合作企业、志愿者、各亚运筹办相关机关单位、场馆化运行团队为核心的组织架构。

筹办人员可以通过亚运钉快速定位人员,无需添加好友即可开展文字、音视频等多形式沟通,其中钉消息功能支持通过电话、短信等方式通知对方及时查看消息。

用统一的沟通平台来管理所有的工作人员,可以轻松实现组织在线、人员在线、沟通在线,这就解决了筹办人员联系困难、消息回复不及时的痛点。

此外,亚运筹办过程中会有国外的团队参与,亚运钉的智能翻译功能就发挥了大作用,目前已经支持汉语、英语、日语、泰语等 13 种语言的实时翻译,这极大方便了工作人员与外籍人士沟通。

截至 2022 年 12 月,亚运钉单月消息峰值达 140 余万条,工作群已有 5000 多个,有效解决了办赛过程中人员沟通效率不高的问题,缩短了沟通路径,降低了沟通成本。

亚运钉让复杂的组织管理可视化,用易于接受和可执行的统一标准和模式,将拥有各种不同“标签”的人,同化为同一个身份背景“亚运筹办人”,一起办好杭州亚运会。

 

 

亚运钉实现数字资产沉淀,

让新人快速成为老手  

上面提到,“亚运钉”单月消息峰值达 140 余万条。其实,这只是亚运钉上数字资产的一小部分。

 

作为一个国际大规模赛事,整个筹办过程不同环节的工作重点、工作人员的思考、解决方案等等……其实都是举办亚运会所带来的巨大资产。

这些资产可不可以沉淀下来为下届赛会,或其他“大型赛事”赋能呢?

这里首先要跟大家同步一个背景:亚运会组织体系是由亚奥理事会,国际、亚洲单项体育组织和组委会共同制定形成,有一套特有的运行机制和话语体系,筹办各方的知识和话语体系需保持一致。作为筹办人员,需要掌握的知识术语高达 4 千多个。

亚运钉提供了统一的在线知识协同平台,支持授权人员协同修改并保留修改痕迹和历史版本,在协同中沉淀的名称术语、客户群管理、业务领域运行、场馆运行等重要政策文件,形成了“亚运数字资产库”。

既方便各方获取,让筹办人员短时间内就能上手,又能为按计划有条不紊筹办赛事提供有力支撑。

比如,为了统筹办赛,组委会需要向 87 个场馆团队收集如人员计划、物资计划等信息进行审核反馈。以往各场馆提交的渠道五花八门,文件样式也各不相同,由于筹办时间长,各方的工作人员也在不断地变化,新人来了又要培训一次,费时费力,质量又不能得到保证。

如今,在亚运钉创建了线上专题知识库,分别给每个场馆都创建了专项库,并规范了各类模板,明确了需要反馈的内容及标准样式。这使得之前需要几十个工作人员加班加点才能干完的工作,变得简单轻松了。

 

目前,专题库已沉淀了 3000 多份文档、1880 份表格、45 份脑图,大大提高了工作效率和质量。

总的来说,亚运钉的数字资产智能协同能够将所有的业务信息实现云端保存,并以数据资产的形式沉淀下来,让团队很快就能获取知识武装,工作快速上手。同时,这些知识和经验不仅能为本次亚运会的筹办组织提供支撑,还能为下届赛会提供可以复用的方法论和参考案例。

更重要的是,“亚运钉”使用行业云存储和部署能力,是首个通过密码应用评测的政务协同平台,可以提供国密级算法,可以让亚组委在筹办过程中积累下来的厚重的数字资产,安全地沉淀在亚运钉中。

 

 

亚运钉实现低代码搭应用,

让百变业务需求快速满足  

 

低代码开发,是钉钉对业务数字化赋能的重要能力。借助钉钉宜搭低代码开发平台,亚运钉能快速满足新的业务流程需求。

比如,杭州亚运会目前有 150 家赞助企业和百余家特许经营企业,这些企业在使用亚运会无形资产进行生产、销售和推广时,必须按照亚运会市场开发规则提出申请,亚组委需联合多部门对各项内容进行事前审批。

针对这类需求,以往要么线下开展,要么单独建设系统或网站来实现相应审批功能。

现在,通过亚运钉宜搭平台就能在短时间内上线审批应用服务,实现线上提交、审批与反馈,平均只需要 2 个工作日。以前完成线下审核流程则平均需要 5 个工作日。

目前,这些应用上线以来,共完成 7711 次审批,累计加快审批时长 23133 个工作日,换算成自然年,就是整整 90 年!

总的来说,对于常规的流程型需求,亚运钉只要模块化拖拉拽就能实现,可以高效支撑亚运筹办中众多业务领域的动态需求变化。

 

 

亚运钉实现跨平台系统集成,

让组织统一入口高效协同  

杭州亚运会筹办涉及 52 个业务领域、数以千计的工作团队,需要依托上百套信息系统开展筹办工作,应该说是史上信息化程度最高的亚运会。

但这些系统来自于不同的供应商,各系统的运行环境、技术标准、账号体系都不尽相同,筹办人员虽然有了系统,但他需要在不同系统间切换,而且缺乏相应的移动化平台,工作人员使用效率并不高。

亚运钉开放的基座,统一了第三方应用接入标准,可以把各类异构系统接入到亚运钉,实现了入口统一、账户统一,大大提高了使用效率。

比如,亚组委日常运营的行政办公涉及到大量的文件审批,以往都是走线下签字流程,这不可避免地存在外出无法签字、无法便捷查看签批文件等问题。现在,将 OA 办公系统接入到亚运钉工作台后,已将部分审批线上化,流程线上化后即加快了审批流程,又方便查看签批文件。

总之,亚运钉可以让这些常态化工作变得更加高效,并将人的精力从中解放出来。

截至目前,亚运钉已经接入涵盖行政审批服务、会议服务、培训服务、赞助商服务、气象服务、医疗防疫服务等各业务领域的 105 个应用服务,月均有效支撑应用访问超 1.7 万人次,保障了多场测试赛。

 

案例总结

我们来总结一下,杭州亚组委是如何借助亚运钉实现智能办赛的:

  • 首先,亚运钉拥有强大的通讯能力,可以帮助亚组委轻松应对组织结构复杂、人员构成多样、数量庞大所带来的人员管理难题,实现组织在线、沟通在线、人员在线,让跨组织跨国界沟通无压力。

  • 其次,借助云钉一体的能力和强大的在线协同办公能力,亚运钉可以帮助亚组委沉淀亚运会筹办过程中的所有有价值的数字资产。

 

  • 再次,通过亚运钉生态中的低代码开发,可以帮助亚组委快速满足新的业务流程需求,实现对业务的动态响应。

  • 最后,亚运钉就像一块有生命力的土壤,它可以集成各种功能应用,赋能动态需求变化,实现对复杂场景下多元业务的整体赋能。

“亚运钉”是钉钉针对不同行业的业务特性、协作模式与管理特点,在行业共性之上,提供不同功能与服务模式的探索实践。相信可以为“大型赛事”,以及你所在行业的数字化转型,带去有价值的参考。

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