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喜马拉雅:头部内容平台如何高效制作 3.4 亿条音频?

发布日期:2023-08-31 17:14:34   浏览量 :1613
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喜马拉雅作为国内领先的音频分享平台,拥有丰富的音频内容生态。面对日益庞大的工作内容和逐渐壮大的团队规模,喜马拉雅选择钉钉作为公司的工作平台,通过为制作团队、产品、研发、运营等部门带来的新协同工作方式,切实有效地提升了工作效率。

 

品牌故事

喜马拉雅是深受用户喜爱的在线音频分享平台,致力于用声音分享人类智慧,用声音服务美好生活,提供一家人一辈子的精神食粮。

一方面站在用户视角,为更多用户提供他们感兴趣的、符合他们使用场景的音频内容;另一方面搭建机制,为更多内容创作者提供良好的成长空间。

如今,已经建立了从头部 IP 到长尾内容全面覆盖的健康、均衡、有活力的生态内容体系,在线音频服务已经涵盖了用户从 1 岁到 100 岁不同年龄阶段所需要的丰富内容,累积了包含 101 个品类的 3.4 亿条音频内容。截至 2022 年前三季度,喜马拉雅全场景平均月活跃用户已达 2.82 亿。

 

如此庞大的用户规模、如此快速的业务增长,使得喜马拉雅逐渐扩充了十多条产品线,员工数量也在短时间内得到了快速扩充。随之而来还有部门间的协同问题、组织能否敏捷反应快速响应市场变化的问题,以及企业数字资产的问题等三大痛点需要解决。

比如说“部门间的协同问题”,喜马拉雅目前有 20 多条产品线,再加上市场部门、产研部门、运营部门等等,最多的时候一个项目需要 25 条业务线共同协作,牵扯到上千人集中协同。

此外,互联网业务一大特点就是变化快,所以容易导致边界不清楚,职位和职责会随着业务不断调整。在业务的动态变化中,并不是每个人都清楚自己的权责、职位要求。于是组织就需要一个数字化工具能够客观度量每个项目、每件事、每个人的过程和结果。

每一个工作线都会产生庞大的数字资产,比如说每个项目总结的经验、在整个过程中每个人的思考等等。如果每个项目都能沉淀出一套经验可以复用,有素材和数据可以参考,这对企业来说可以减少资源浪费。

拥有强大的及时沟通和在线协同能力的钉钉,可以高效解决这些痛点,成为喜马拉雅公司探索组织和业务数字化的工作平台,通过为制作团队、产品、研发、运营等部门带来的新协同工作方式,切实有效地提升了工作效率。

 

跨部门高效协同  

  • 钉钉知识库:重塑工作新模式

第一个就是知识库的应用。喜马拉雅在投研全员推广钉钉知识库、全员智库文化,特别是业务团队都在使用知识库进行沉淀。

比如说产品部门,在他们的日常工作中需要绘制流程图、产品架构图等等。在没有使用钉钉知识库之前,产品部门会面临设计工作版本不统一,社交沟通需要用到不同类型的建模工具等问题。

产品经理做完图之后,还需要截图贴到 word 中,拿到部门内部评审,这一环节又会涉及到 word 版本的不统一;最后还需要将 word 转成 PPT 去做汇报,这又加重了 PPT 文化:过于注重图的形式而忽略了内容,使整个设计过程过于形而上,从而导致设计和汇报的内容与真正落地的内容不一致。

使用钉钉知识库之后,整个设计过程都可以统一到知识库中,跨部门在线协同完成,包括各个产品功能的流程图、产品架构图,最终落地之后形成的里程碑等等,全部可以直接在知识库上面进行编辑创作。

在产品部门完成了一个设计之后,需要跟相关部门一起来讨论沟通时,直接在知识库中进行在线协作即可,也可以直接分享到对应的人,大家可以同时进行编辑。

通过知识库向上汇报也变得更加透明高效,得到上级确认后,直接通过文档更新,就自然而然的形成了一个包含设计过程的汇报文档。

通过知识库,整个产品设计的思考过程得到了很好的沉淀,整个工作过程变得更加高效,知识库本身的权限控制,可以保证内容不会在传递的过程中丢失。

对于内容制作团队来说,钉钉文档、钉钉知识库的协同作用也非常重要。开头提到,喜马拉雅目前有 20 多条产品线,不同的产品线上不同的节目,由不同的制作人主导,一个内容专题从策划、制作到上线,常常需要跨部门的协作,包括 IP 选择、主题内容、音频材料、作者信息、版权信息、专题文案等。

以前,一个音频内容专题的制作上线通常需要一周时间,现在,通过使用钉钉文档,在线汇总不同部门提供的信息,高效完成音频内容前期收集,只需要 2~3 天就可以完成。

现在,喜马拉雅已经形成了“在线文档文化”,90% 以上的场景都在使用钉钉文档进行知识沉淀。截至 2022 年 12 月,累计超过 60 万份在线文档,每周新增超过 3000 份。

  • 钉闪会:创新在线会议模式

喜马拉雅日常线上会议较多,如周会、产品迭代会、脑暴会等。

在使用钉闪会以前,主持人需要逐个私信参会人,协调和预约会议时间,经常会有日程冲突问题,会前的沟通和协调非常耗时耗力。比如,开周会前,主持人还需要单独创建会议文档,手动设置大纲和格式,让大家填写各自的进展内容。

 

周会过程中,团队成员逐个“宣读”自己的进展,由于其他人没有提前了解“宣读”的内容,导致会议缺乏重点、时间冗长,听者也很痛苦。另外,主持人还需要一直做记录,无法专心参与,重点问题无法得到充分讨论和梳理,整体会议效率极低。

使用钉闪会以后,主持人会要求参会人员在开会前提早准备议题,并提前 15 分钟默读,然后直接在钉闪会的纪要中添加评论,进行初步的讨论。这样正式开会时,参会人员就已经了解了相关内容,只需挑重要问题进行答疑和讨论即可,大大提升了开会效率。

钉闪会的云录制功能,还可以方便会后自动存档会议音视频和文字记录。

在类似产品迭代会、脑暴会等会议中,常常需要在线协同编辑会议文档。钉闪会的闪享功能,可以将迭代文件或脑暴文档共享出来,开启成员编辑权限,这样就可以边讨论、边完善。

可以说,钉钉会议创新了在线会议模式,极大提高了会议效率,特别是在疫情下员工居家办公时,钉钉会议很好地提升了跨部门间的协同。

如今,钉闪会已经成为喜马拉雅内部非常高频的办公工具,从 2022 年初的每天 20 场,提升到最高每天 900 多场,目前 95% 以上的在线会议都使用钉钉会议。

 

项目管理透明可控

提到项目管理就不得不先说说,“项目管理办公室”(也就是 PMO)的三大主要职责:

  • 第一个是“串”,指的是所有事情串起来,把相关方、问题串起来;

  • 第二个是“推”,推进事情的解决,项目的进展,把控风险;

  • 第三个是“破”,破除部门墙。

每个部门都会代表自身部门的利益,涉及到部门之间协同时,PMO 作为第三方的优势,就是不代表任何一方的利益,可以更好地推进事情进展。

钉钉项目(Teambition)可以作为 PMO 最重要的抓手,帮助 PMO 实现这三大职责。

 

比如,喜马拉雅 App 的一次迭代,可能会包含大几十个需求,现在借助 Teambition 进行迭代规划,团队在每月初统一进行需求集中评审,将每月的需求安排为两个迭代。

随着迭代规划效率的提高,集中评审让开发团队对于需求的理解更深,产品提前梳理需求的价值和优先级,测试更早地介入需求了解并撰写用例,使得需求、开发、测试反应都很敏捷。

这样,在每个迭代需求数大致保持一致的情况下,将迭代周期从原来的一个半月缩短为两周,切实地提升了研发效率。

 

每次迭代结束后,喜马拉雅开发团队都会召开迭代回顾会议,对本次迭代进行复盘。使用 Teambition 敏捷开发项目中的燃尽图(迭代进展走势图),通过筛选团队和成员来回顾这次迭代的完整情况,成员可以结合燃尽图以及对应的任务详情表,针对耗时比较高以及影响进展的开发任务进行分析和总结。

在识别风险方面,PMO 借助 Teambition 了解的信息更全面,可以提前预警风险来协调各方的动作,避免事后诸葛亮。

比如,在喜马拉雅曾经发生过主 APP 客户端要发版,同时某些项目上线,这个项目还要依赖新版本功能的情况。这就会造成一种冲突,即发版后会有一个灰度时间,在前几天可能陆续会有 5%、10%、30% 的人,分阶段地体验到新版本功能,还有很多人不愿意更新,因此可能会导致新项目上线后只能向小部分人展示,项目效果就会大打折扣。那 PMO 团队就可以提前识别这些矛盾的地方,提示各方风险、协调上线时间等。

PUGC 是喜马拉雅内容生态重要组成部分,喜马拉雅有大量音频内容需要创作,相关部门可以在 Teambition 上创建“泛知识制作”的项目管理,从立项、BD 谈判、策划、筹备上线、运营的完整流程都可以通过 TB 管理。

现如今,Teambition 组织架构和喜马拉雅在钉钉上的组织架构已经打通,账号打通信息同步,用户进入钉钉就可以直接登录 TB,随时查看项目信息和管理任务,做到快速响应。项目内关键进展还可以推送到群内,实现信息充分共享。

当部门与部门之间实现了高效协同、项目管理的整个流程清晰可控时,一个组织的管理效率和运营效率就会极大提升,由此推进而产生的结果、各种类型的产品和服务质量,也能够在很大程度上得到保障,最终确保组织目标的实现,全面提升组织效能。

 

 

组织效能全面提升  

 

  • 获取信息、沉淀知识

在帮助企业员工高效获取信息和沉淀知识方面,喜马拉雅基于钉钉企业百科能力,搭建了自己的百科体系,将内部专用名词、行业用语、缩略词等词条,通通收纳到百科知识库中。

在员工聊天中提及的词条,自动高亮显示,点击即可获取解说内容,让员工在沟通中学习,在协作中同频,大大减少了内部沟通和协作成本。

喜马拉雅还利用钉钉开放的能力,创建了自助答疑机器人,可以针对员工的主动咨询,提供自动答疑。

为了提升员工查找信息的效率和体验,喜马拉雅充分利用了钉钉的全局搜索能力,并结合自身业务特征,借助钉钉开放的 API 能力,在默认搜索类型文件、日志、功能、联系人、群组等中,将自由业务产品和自建系统等加入搜索中,比如专辑产品、自建应用、论坛等。

截至 2022 年 12 月,喜马智能助手也就是钉钉机器人,累计咨询 5.8 万次,累计服务 4000 多人,自动回复率 88%。企业百科累计词条 997 个,其中 50% 以上的词被至少每次 10 人使用,累计触达用户 2 万次。

可以说,钉钉在帮助喜马拉雅的员工获取信息、沉淀知识方面,效果显著。

  • 优化全公司流程

在“优化全公司流程”方面,组织效能部可以通过钉钉管理后台查看全公司的 OA 审批数据,分析不同流程效率背后的逻辑。

比如看到某些环节审批速度远远高于其他环节,可以考虑这些环节中的把控点是否合理?是否意味着这几个环节没有价值?是否需要优化?

再比如在绩效考核方面,喜马拉雅将自研的 OKR 工具与钉钉知识库进行连接,可以把任意周期的任意一个 O 和 KR 插入到知识库中,对 OKR 进行复盘。还可以用知识库的划词评价的能力,对复盘内容的评价进行沟通。

  • 保障 IT 服务

在保障 IT 服务方面,为满足企业内部各业务部门多样化需求,喜马拉雅利用低代码平台,搭建应用和流程,比如行政用品申领等,降低了应用开发成本和技术门槛,可以快速响应业务需要。

 

 

案例总结  

我们来总结一下,喜马拉雅是如何借助钉钉,通过数字化手段快速适应业务飞速发展的:

  • 第一,借助钉钉知识库和钉闪会,重塑了工作模式和会议模式,极大提升了跨部门间的协同。

 

  • 第二,借助钉钉上的 Teambition 工具,为项目管理提供抓手,实现了项目管理的透明可控。

 

  • 第三,借助钉钉机器人、企业百科、流程管理和低代码开发等,全面提升了组织效能。

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